Come gestire le spese di bilancio eccessive negli appalti pubblici?

Spesa razionale dei fondi statali. Istruzioni per chi non sa da dove cominciare!

Durante una guerra, l'importo massimo del bilancio dovrebbe essere destinato al sostentamento dell'esercito. Naturalmente, oltre a ciò, è necessario provvedere alle necessità cruciali del Paese: riparare le strade per non interrompere la logistica, costruire alloggi per gli sfollati, acquistare elettricità e gas per le imprese, fornire agli ospedali le attrezzature necessarie per salvare vite dei difensori feriti al fronte.

Chi stabilisce a cosa serviranno i fondi pubblici? Alla fine di ogni anno la Verkhovna Rada approva il bilancio per l’anno successivo. Il bilancio per il 2024 ha stanziato 1,16 trilioni di UAH per il Ministero della Difesa. Tutte le spese previste per il prossimo anno ammontano a 3,35 trilioni di UAH. Cioè almeno un terzo andrà alla difesa. Perché almeno? Perché per il 2023 erano previsti 858 miliardi di UAH per la difesa (anche circa un terzo) e, a partire da ottobre, la spesa per essa ha superato 1,4 trilioni di UAH e ha raggiunto quasi il 60% di tutte le spese del bilancio statale per 10 mesi del 2023.

La difesa è ora una priorità per lo Stato. E lo vediamo dal bilancio. Uno dei problemi però è che possiamo finanziarlo esclusivamente con le nostre entrate. Ma la sicurezza sociale e altri bisogni sono parzialmente coperti dai fondi dei partner.

Oltre al bilancio statale, ci sono anche quelli locali. In particolare ogni comunità approva il proprio bilancio, dove potrai vedere il dettaglio delle spese della tua città o località.

Abbiamo pochi soldi per altro che non sia la lotta per la vittoria. Pertanto, è molto importante spenderli in modo efficiente e senza violazioni.

La Giornata internazionale contro la corruzione si celebra ogni anno il 9 dicembre su iniziativa delle Nazioni Unite.

Il 9 dicembre 2003 si è tenuta nella città messicana di Merida una conferenza politica nella quale è stata firmata la Convenzione delle Nazioni Unite contro la corruzione. Questo trattato internazionale combatte la corruzione, punisce i responsabili e prevede meccanismi di cooperazione internazionale nella lotta contro di essa. Obbliga gli Stati membri ad attuare politiche anticorruzione, ad adottare leggi pertinenti e a istituire organismi speciali per combattere questo fenomeno.

La Convenzione è entrata in vigore nel dicembre 2005 dopo essere stata ratificata da 30 paesi. L'Ucraina ha ratificato la convenzione il 18 ottobre 2006.

Secondo la Convenzione delle Nazioni Unite contro la corruzione (2003) e la Convenzione penale del Consiglio d’Europa (1999), con il termine “corruzione” si intende l’abuso del potere pubblico per ottenere vantaggi per profitto personale, nell’interesse di terzi e gruppi, come nonché varie forme di appropriazione indebita di fondi pubblici per uso privato.

I cittadini possono influenzare il bilancio?

Già nel 2020, il Ministero delle Finanze ha approvato delle raccomandazioni su come gli enti locali possono coinvolgere i cittadini nella formazione dei bilanci. Questi includono udienze pubbliche, tavole rotonde e la creazione di consigli pubblici e procedure di bilancio per la partecipazione, quando le persone possono presentare i propri progetti per il finanziamento.

Tuttavia, la prima cosa che puoi fare è analizzare la proposta di bilancio della tua comunità quando viene pubblicata (di solito ottobre-novembre). Questo è ciò che, ad esempio, hanno fatto quest’anno i cittadini preoccupati di Kiev. Hanno trovato nel bilancio della città progetti che consideravano acritici: la costruzione di nuovi svincoli e il parcheggio a Obolon. Ma chiedono che questi fondi siano ridistribuiti ai bisogni dell’esercito. Hanno messo tutto questo in una petizione, che ha ricevuto il numero necessario di firme in meno di una settimana.

Le comunità hanno il diritto e possono influenzare il bilancio. Tuttavia, affinché ciò sia costruttivo, questi non dovrebbero essere semplici appelli, ma proposte concrete, come in “Soldi per le forze armate dell’Ucraina”. Ciò aumenta le possibilità che tu possa veramente influenzare e provocare il cambiamento, anche se non lo garantisce al 100%.

Dove posso vedere cosa acquistano le persone?

Se il bilancio è già stato adottato. Dove posso vedere cosa comprano le persone con i suoi soldi? Fortunatamente, in Ucraina tutti possono monitorare gli appalti pubblici - su Prozorro. Tuttavia, prima di iniziare, consigliamo vivamente di dedicare un'ora di tempo per capire come avviene l'appalto: quali sono le soglie, come distinguere una gara da una non gara, qual è la differenza tra il costo previsto e l'importo del contratto.

Fatto? Quindi puoi familiarizzare con la ricerca su Prozorro. Inizia con qualcosa di piccolo e vicino a te: guarda gli appalti del tuo dipartimento di alloggi e servizi comunali o dell'ospedale più vicino, guarda cosa comprano per la scuola di tuo figlio. A proposito, gli acquisti per le scuole spesso non vengono effettuati dalle scuole stesse, ma dai dipartimenti educativi locali. Pensavi che sarebbe stato facile?

Di solito, Prozorro è più che sufficiente per iniziare con gli appalti. Ma quando ti senti come un pesce fuor d'acqua e vuoi passare al livello successivo, c'è uno strumento analitico ancora più potente del team Dozorro TI Ucraina: BI Prozorro. Lì puoi analizzare gli acquisti nel tempo, confrontare le regioni e molto altro. Ma ci vogliono più di qualche ora per capirlo.

Cosa fare se si riscontra tradimento negli appalti?

L'algoritmo delle tue azioni dipenderà da in cosa consiste questo tradimento. Ma prima di ciò, ti avvertiamo immediatamente che il pulsante “Segnala violazioni” al Servizio statale di audit nella parte in alto a destra della pagina non è il modo migliore per contattare i revisori dei conti. Funziona nel senso che puoi lasciare una richiesta, ma non sempre i revisori le leggono e ancor meno spesso rispondono.

Ma un collegamento utile è al materiale sotto il pulsante, che spiega in quali casi è necessario contattare gli auditor. Tra questi in particolare:

se il cliente ha scelto la procedura sbagliata, ad esempio, ha acquistato direttamente, anche se avrebbe dovuto indire gare aperte con caratteristiche particolari;
rifiutato ingiustamente un'offerta anche se soddisfaceva tutti i requisiti;
anzi, non ha rifiutato l'offerta, anche se avrebbe dovuto, perché lì ci sono dei problemi.

Se hai seguito il collegamento, puoi vedere che la maggior parte degli altri motivi per contattare i revisori comportano violazioni relative a tutti i tipi di sottigliezze del processo di appalto: scadenze, documenti e simili. Per imparare a leggere la documentazione di gara e comprendere tutte le sfumature delle tempistiche di pubblicazione delle informazioni sugli appalti, serve poco più di un articolo.

E i pagamenti in eccesso? Sì, puoi scrivere ai revisori dei conti se trovi un pagamento in eccesso sugli acquisti. Ad esempio, il costo di un prodotto supera notevolmente il prezzo di mercato. Ad esempio, hai esaminato il preventivo per l'acquisto di riparazioni e hai scoperto che i blocchi di schiuma in esso contenuti costano tre volte di più rispetto ai negozi online. Per quanto riguarda i pagamenti in eccesso potete anche scrivere alla polizia e alla procura locale. Consigliamo sia a loro che ai revisori di scrivere alle cellule di posta elettronica della vostra località o regione. I revisori dei conti hanno propri organi territoriali.

E se questo acquisto fosse semplicemente inappropriato durante una guerra? Se ritieni che i costi di questo acquisto siano molto irrazionali, ti consigliamo innanzitutto di scrivere al cliente stesso e al suo organo amministrativo (ad esempio, il consiglio comunale, se questo è il suo dipartimento). Né la Corte dei conti, né la polizia, né la procura hanno l'autorità di obbligare il cliente ad annullare un acquisto perché non rilevante. Questo può essere fatto solo dal cliente stesso.

Chi può aiutare?

Probabilmente hai già capito che l'approvvigionamento non è molto semplice? In effetti, siamo molto fortunati in Ucraina perché il sistema è elettronico e il più trasparente possibile. Ma nella maggior parte dei paesi sono aperti solo parzialmente.

Ci vuole davvero tempo per capirlo. Ma mentre stai appena iniziando il tuo viaggio come supervisore degli appalti pubblici, puoi chiedere aiuto. Prima di tutto, cerca le organizzazioni pubbliche che monitorano gli appalti nella tua regione. Di solito sono sempre felici di accettare un appello. Se non sei riuscito a trovarlo, scrivici a Dozorro su Facebook.

La seconda buona opzione sono i giornalisti. Forse la tua comunità ha un buon canale mediatico che a volte si occupa in particolare degli appalti. Puoi contattare i suoi giornalisti se ti imbatti in acquisti sospetti e hai seri motivi per credere che ci sia un potenziale importante tradimento.

Anche le organizzazioni pubbliche e i giornalisti rilevanti hanno molto lavoro, ma nei casi difficili di solito saranno solo felici di aiutarti a esporlo: scrivi alle agenzie di regolamentazione e alle forze dell'ordine ed evidenzialo nello spazio pubblico.

Naturalmente, non dobbiamo dimenticare il potere dei social network. Puoi pubblicare informazioni sulla tua scoperta su Facebook o su un altro social network.

Una serie di avvertenze (leggete anche questa, è molto importante)
È importante ricordare perché ognuno di noi si impegna a monitorare gli acquisti. Vogliamo rendere l’Ucraina più forte, aiutarla a vincere la guerra e utilizzare razionalmente mezzi già molto limitati. Trovare e distruggere il tradimento è un cattivo obiettivo. Prevenire una violazione è positivo.

Pertanto, è molto importante comprendere veramente l’argomento se si intende controllare gli appalti. O almeno cerca aiuto da chi lo capisce.

Dozorro monitora gli acquisti da sette anni e ha individuato una serie di regole da seguire:

1. Analizza attentamente. Prova ipotesi. Chiedilo ancora ai tuoi colleghi.
Il lavoro degli acquirenti è molto difficile, ma non molto ben pagato. Non vogliamo incolparli ingiustamente e causare loro ulteriori problemi con ispezioni irragionevoli.

2. Chiedere ai clienti
Se si riscontra una violazione, soprattutto mentre l'appalto è ancora in corso, il modo più semplice per prevenirla è rivolgersi al cliente stesso. Allo stesso tempo, i clienti possono fornirti informazioni che non sono disponibili su Prozorro. Ad esempio, non molto tempo fa pensavamo di aver trovato un pagamento in eccesso per l'acquisto di una macchina da raccolta da Ukrzaliznytsia. Si è scoperto che il kit acquistato includeva batterie extra. Ci siamo affrettati a comunicare il tradimento e ne siamo molto offesi.

3. Non arrenderti:
non tutte le richieste, anche da parte dei nostri analisti e avvocati professionisti sul campo, ricevono risposte o portano a procedimenti penali. Ma una parte significativa conduce. Solo nell’ultimo anno abbiamo avviato 35 procedimenti penali sulla base delle nostre richieste; i revisori dei conti hanno confermato violazioni in oltre 180 richieste. In altri 42 casi le violazioni sono state sanate dagli stessi clienti. E questa è la motivazione per non arrendersi e continuare a monitorare.